Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.5.2018.

Rekisterinpitäjän tulee laatia jokaisesta eri henkilörekisteristä rekisteriseloste, joka on pidettävä yleisesti saatavilla esimerkiksi rekisterinpitäjän toimipaikassa tai verkkopalvelussa. Samaan henkilörekisteriin kuuluvat erikseen pidetyt atk-rekisterit ja manuaaliset luettelot ja kortistot, jos niitä käytetään saman tehtävän hoitamiseen.

1. Rekisterinpitäjä

Fenix Sign Oy 1839551-4
Kivikontie 1
05460 Hyvinkää

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Juho Saarinen

3. Rekisterin nimi

  • Fenix Sign Oy:n CRM-rekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeusperusteita henkilötietojen käsittelylle ovat:

  • henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
  • sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • lakiin perustuva
  • julkisen tehtävän hoitaminen, tai
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).

Fenix Sign Oy:n CRM-rekisteri:

  • CRM-rekisterin käsittely on rekisterinpitäjän oikeutettu etu
  • Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja markkinointi
  • Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

  • CRM-rekisteriin tallennettavia tietoja ovat yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
  • CRM-rekisterin tietoja säilytetään niin pitkään kuin tietojen säilyttämisen katsotaan olevan rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaista, ottaen huomioon yhtiön tarve yhteydenpitoon, asiakassuhteiden ylläpitoon ja markkinointiin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. internet sivustoilta, viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

  • Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

  • Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

  • Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Evästeiden käyttö

  • www.fenixsign.fi sivustolla yhteydenottolomakkeella luovutetut henkilötiedot sisältyvät CRM-rekisteriin. Sivustolla käytetään evästeitä (cookies). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Evästeet muistavat milloin yhteydenottolomakkeella tietonsa antanut käyttäjä on vieraillut verkkosivuillamme.